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Como os conceitos de perspectiva e controle podem definir o rumo da sua carreira

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GTD

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Ramos de Souza Janones

Janones, é um empreendedor brasileiro apaixonado por empreendedorismo e tecnologia. Ao longo dos anos trabalhando com o desenvolvimento de softwares desktop desde a linguagem Clipper, passando pelo Delphi e atualmente com Java.

Optou pela formação de Publicidade e Marketing por sua segunda empresa de tecnologia ter participado do "boom" da internet nos anos 90 e na procura de melhorar seus conhecimentos em negócios.

Em razão da principal formação e profundos conhecimentos em programação e banco de dados, é capaz de realizar o desenvolvimento de aplicativos web, desktop e mobile com maior criatividade e inovação que profissionais de desenvolvimento com uma formação única e mais especifica, dedicada somente ao desenvolvimento de softwares.

Com toda sua experiência com empresas de software, sua formação e paixão por negócios escreveu o livro "Marketing para Empresas e Profissionais de Software", publicado pela editora carioca Ciência Moderna em 2012. Além de outros livros sobre programação.
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Não é exagero afirmar que o autor norte-americano David Allen é um especialista na arte tirar planos do papel e fazer as coisas acontecerem. Esse, inclusive, é o título de seu bestseller Getting Things Done, traduzido como A Arte de Fazer Acontecer. No livro, ele propõe um sistema de gestão de tarefas inovador que vale tanto para a vida pessoal como profissional. E ele pode te ajudar.   

O getting thing done (GTD) é uma técnica eficaz de organização e produtividade pessoal capaz de melhorar sua motivação e seus resultados. O método é baseado na ideia de “esvaziar a mente”. Em resumo, diz que você precisa desocupar sua mente da lista de tarefas que deve realizar e colocá-las no papel. A ideia é que você se concentre em uma tarefa por vez e não gaste energia pensando nas demais atividades pendentes.

Para David Allen, esse é o primeiro – e mais importante – passo para fazer com que você obtenha total controlesobre o seu fluxo de trabalho, e depois ganhe uma perspectiva ampla sobre os seus objetivos a curto, médio e longo prazo.

Guarde bem esses dois conceitos; para o autor, Controle e Perspectiva são os dois elementos mais importantes para uma gestão pessoal eficiente. Ficou perdido? Então vamos por partes:

Obtenho o controle

Quem nunca teve a sensação de não estar 100% no comando da sua rotina? Ou já teve uma tarefa super importante que acabou se perdendo no meio de várias tarefas menores? Não pense que você é o único. Muita gente reclama de um dia-a-dia fora de controle, o que impossibilita pensar estrategicamente ou planejar com eficácia.

Tudo isso é sinal de que você não está no controle do seu fluxo de trabalho. A boa notícia é que é possível retomar esse controle por meio de cinco passos:

1. Anote tudo que está em sua cabeça

Coloque no papel tudo que ocupa sua cabeça e está tirando sua atenção. Não pense em priorizações. Esse é o momento de anotar tudo que está na sua mente para posterior análise. Vale todo tipo de input: recursos, tarefas, ideias, metas… O objetivo desse passo é liberar sua energia mental para aquilo que é realmente importante. Dica: usar post-its pode ajudar muito!

2. Esclareça o que você anotou e foque sua atenção

Olhe para todas as coisas que você tirou da cabeça e colocou no papel, e entenda o significado e a importância de cada uma delas. Tome um tempo para realmente processar o significado das suas anotações. Qual o objetivo por trás de cada um desses inputs? Com base nessa reflexão, decida qual o compromisso que você quer estabelecer com cada um desses inputs e foque sua atenção naquilo que é mais importante para você.  

3. Organize suas ideias

Pegue todos os resultados da sua reflexão e classifique-os em um sistema que faça sentido para você. A ideia é que você saiba onde encontrá-los quando precisar, assim não precisa se preocupar em lembrar de tudo isso. Por exemplo: as tarefas podem ir para uma pasta de tarefas, os projetos ficam em uma pasta de projetos, e assim por diante com os planos futuros, aspirações, ideias abstratas, referências bacanas… Outras formas de organizar são: urgência, impacto, prioridade, etc. Você pode usar tanto agendas e arquivos como pastas no computador ou no Google Drive, por exemplo.

4. Reveja e atualize sempre

Faça a primeira revisão do que você tem em mãos, e em seguida parta para o próximo passo: fazer. O importante aqui é garantir que você vai incorporar em sua rotina o hábito de olhar constantemente para o “sistema” que você montou, garantindo que ele está atualizado e de acordo com os seus objetivos atuais. Revisões e mudanças de prioridade são sempre possíveis!

5. Faça o que precisa ser feito

Já entendeu o que é mais importante e prioritário? Então comece a executar as tarefas, o que pode também se desdobrar em delegá-la, planejar, estabelecer prazos ou simplesmente adiá-la. No entanto, não perca de vista que o importante é FAZER. Uma dica, por exemplo, é já fazer na hora tudo que leva menos de dois minutos.    

Agora que você já sabe identificar e seguir os cinco passos do fluxo de trabalho, com certeza vai conseguir executá-lo com muito mais segurança e controle.

Ganhando perspectiva

A perspectiva é um elemento tão importante quanto o controle. Depois de se livrar do excesso de preocupações, ocupando sua cabeça apenas com a tarefa atual, você consegue liberar espaço na sua mente para adotar uma perspectiva mais ampla e menos imediatista sobre a sua vida e sua carreira.

Em outras palavras, você deve começar a refletir frequentemente sobre os seus objetivos em diversos níveis. Allen chama esses níveis de horizonte, e para explicá-los usa a metáfora de um avião e as diversas altitudes em que ele precisa voar:

0 feet – Próximas ações: Esta é a pista de decolagem. Aqui, estamos falando das suas próximas ações para fazer o seu dia a dia funcionar. Emails, ligações, relatórios para fazer, textos para ler, reuniões para marcar… É importante ter essas ações em mente e focar em executá-las.

10,000 feet – Projetos: Neste nível estão todas os projetos que você assumiu o compromisso de terminar, e que levarão mais de uma ação para serem concluídos. A maior parte das ações do nível anterior vão surgir daqui. Esses projetos vão desde organizar uma festa de aniversário para a sua namorada até fechar o negócio de compra de uma empresa.

20,000 feet – Áreas de foco: Quais são suas áreas de responsabilidade? No seu trabalho, você deve ter entre 5 a 7 áreas ou metas que deve garantir estarem indo bem. Por exemplo: margem de lucro, pagamento da equipe, entrega de resultados, etc. A mesma coisa vale para a vida pessoal: saúde, amizade, família, espiritualidade, e por aí vai.   

30,000 feet – Objetivos: Neste nível, normalmente o horizonte é de médio prazo. Nesse período, quais são os seus objetivos? Onde você quer chegar? Em que posição ou área você gostaria de estar nos próximos dois anos? O que você quer mudar na sua vida? Qual habilidade precisa aprimorar?  

40,000 feet – Visão: Agora, estamos falando sobre o que você imagina a longo prazo. Em cinco anos, como gostaria que as coisas estivessem? Como estará o mercado em que sua empresa atua? Ter alguma clareza sobre esse cenário é importante para definir e priorizar os seus objetivos.

50,000 feet – Propósito: Desta altitude já é possível ter uma visão de toda a sua vida. As reflexões aqui são profundas: Qual o meu papel no planeta? Como o meu trabalho contribui para isso? Quais são os meus valores? Será que minha carreira está alinhada a esses valores?

Segundo Allen, é a partir desses seis horizontes você define onde quer chegar e quais as ações prioritárias para isso. O segredo é não perder de vista nenhum desses níveis, ou seja, não esquecer do seu propósito, ao mesmo tempo em que garante que seus emails são respondidos.

De tempos em tempos você deve refletir sobre as suas ações olhando para esses objetivos em todos os níveis, e não apenas no nível mais baixo. Equilibrar todos esses horizontes leva a uma perspectiva equilibrada em sua vida nos mais diversos aspectos.

 

Fonte: Na Prática.

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