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Lista de tarefas para organização de um Hackathon

foto_ramos Lista de tarefas para organização de um Hackathon

Ramos de Souza Janones

Janones, é um empreendedor brasileiro apaixonado por empreendedorismo e tecnologia. Ao longo dos anos trabalhando com o desenvolvimento de softwares desktop desde a linguagem Clipper, passando pelo Delphi e atualmente com Java.

Optou pela formação de Publicidade e Marketing por sua segunda empresa de tecnologia ter participado do "boom" da internet nos anos 90 e na procura de melhorar seus conhecimentos em negócios.

Em razão da principal formação e profundos conhecimentos em programação e banco de dados, é capaz de realizar o desenvolvimento de aplicativos web, desktop e mobile com maior criatividade e inovação que profissionais de desenvolvimento com uma formação única e mais especifica, dedicada somente ao desenvolvimento de softwares.

Com toda sua experiência com empresas de software, sua formação e paixão por negócios escreveu o livro "Marketing para Empresas e Profissionais de Software", publicado pela editora carioca Ciência Moderna em 2012. Além de outros livros sobre programação.
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cronograma geral de tarefas para realização. 

Local

  • Que permita virar noite – essencial. Que tenha facilidade para entrar e sair ao longo da noite;
  • Se possível, mesa e cadeiras com o mínimo de conforto. Não tem porque fazer com que os participantes sofram ainda mais;
  • Conexão de internet que suporte grande numero de conexões, o equivalente a duas vezes o numero de inscritos (notebook + celular).
  • A conexão não deve ter restrições no firewall e se possível ter como reiniciar o router ou conexão se for preciso;
  • Recomende ao participantes que levem extensões e “T”s para garantir que todos tenham onde conectar seus dispositivos; 

Premiação

É interessante mais não é o principal motivador para o evento, porém, deve ser convidativo. No hackathon que realizamos o prêmio foi a equipe vencedora passar um dia no Google Brasil em São Paulo.

  • Lembre-se que a equipe vencedora pode ter um ou mais participante. 

Patrocinio

É quem pagará a maior parte das despesas do evento. Sugiro dividir as cotas em três planos:

  1. Gold – Logo maior, 15 minutos para apresentação no inicio do evento, direito a 4 inscritos – $3
  2. Silver – Logomarca menor, 5 minutos para apresentação, 2 inscritos – $2
  3. Bronze – Logomarca menor, 1 inscrito – $1
  • É interessante que todos apoiadores possam entregar material impresso no credenciamento;
  • A apresentação do patrocinador é um bom momento para divulgarem vagas em aberto bem como expor a cultura e tecnologias utilizadas na empresa, não focar no produto e sim na produção;
  • Evite incluir o cadastro dos participantes na negociação. Proponha que os patrocinadores façam formulários impressos para preenchimento espontâneo dos interessados, algo como “preencha e ganhe”;
  • Pense em uma distribuição proporcional tal como 2 gold, 3 silver, 4 bronze. 

Divulgação

  • Material gráfico – crie artes voltas para o Facebook (quadradas ou horizontais) e para o G+ (verticais).
  • Banners, cartazes – se na sua cidade isso for relevante, mande imprimir algumas dezenas de cartazes. Financeiramente falando (tempo+dinheiro) campanhas online darão mais visibilidade;
  • MailMarketing – todos os inscritos em eventos do GDG devem ser ativados por email, da mesma forma que os coordenadores de cursos das principais faculdades, líderes de equipes em empresas de T.I  e demais formadores de opinião da área;
  • Facebook ads – crie campanhas bem segmentadas para o público;
  • Fanpages, grupos e listas de discussão – divulgue e peça que divulguem seu evento;
  • GDG – os participantes ativos do GDG local podem ter um desconto fixo, ou um desconto maior nas primeiras 48 de inscrições abertas;
  • Outros grupos – peça apoio a outros grupos de desenvolvedores da cidade;
  • Mídia Tradicional – faça contato com os jornais e emissoras locais de TV para tentar divulgar o evento, procure também sites e portais;
  • Grupos de outras cidades – peça apoio a grupos de programadores do estando, como o grupo de PHP e Java; 

Equipe de apoio

É bom ter uma equipe para dividir as responsabilidades da organização e realização.

  • Programadores: pessoas para motivar as equipes e eventualmente ajudar em alguma configuração inicial ou busca de informações em documentações. Não devem implementar código nem se dedicar excessivamente a uma equipe;
  • Abertura do evento: durante o credenciamento seria bom ter uma ou mais pessoas para auxiliar no cadastro, distribuição de brindes, etc.
  • Gerir a alimentação: pessoas responsáveis por encomendar/buscar/dispor o almoço, lanche, janta;
  • Comunicação: serão responsáveis por levar para o mundo externo o que acontece no evento, recomendo duas pessoas; 

Regras do hackathon

  • Utilizar apenas código open source, pois bibliotecas pagas podem dar grande diferencial na qualidade final dos projetos, e não está no momento alinhado com a cultura do Google;
  • Utilizar ao menos uma ferramenta do Google para desenvolvedores;
  • No inicio do evento todos devem criar um repositório para seus projetos, e realizar commits frequentes para registrar a evolução do código ao longo do evento (para o caso de ser necessário avaliar isso);
  • Equipes com muitas pessoas podem complicar a premiação. Se o prêmio for custoso e/ou os recursos limitados, defina três a cinco membros por equipe;
  • Se as equipes não demostrarem interesse em compartilhar suas ideias, deixe que seja assim e avalie se será necessário ou não que os projetos sejam divulgados durante o evento;

Em nosso evento, na primeira hora da maratona passamos perguntando para cada equipe o que fariam, vimos que quatro equipes estavam desenvolvendo dois projetos iguais. Optamos então por não comentar nada e deixar que concorressem normalmente. 

Alimentação

“Saco vazio não para em pé” e algumas pessoas tem dificuldade de se concentrar de barriga vazia (eu por exemplo).

  • Café liberado – afinal é um evento para programadores. Máquina de expresso é o ideal. Tivemos um custo de R$150,00 com isso para todo o evento, e não se passavam 10 minutos sem ouvirmos o barulho dos grãos sendo moídos;
  • Energético – No meio da noite o sono pode abater alguns participantes e não é o que queremos. Investir em algumas garrafas de energético (latinhas são caras) é uma boa;
  • Almoço e janta – Refeição tipo “arroz e feijão” irá demandar pratos, garfos, facas e ainda ter que lavar depois. Pizza, subway, china inbox são algumas sugestões para consumo rápido e sem complicações;
  • Lanches, café da manhã – Biscoitos e café, opcionalmente leite, quem sabe até um toddy; 

Comunicação

Muitos sites de hackathon divulgam a data e local do evento e dão opção de inscrição, mas, após o evento não publicam sequer uma nota sobre como foi a maratona ou qual equipe venceu. Sugiro dedicar atenção nisso para que o maior número de pessoas saibam que o evento aconteceu e possam acompanhar parcialmente.

  • Tirar fotos, escrever posts, publicar nas redes sociais, criar promoções para participantes são as principais tarefas da comunicação durante o evento;
  • Incentivar participantes a enviarem atualizações com a hashtag do evento para concorrer a prêmios, estende o alcance nas redes sociais;
  • Ao longo do evento, escrever ao menos um post falando das equipes ou projetos, e um divulgando a equipe vencedora e detalhes de seu projeto;
  • Fotos durante o evento de coisas engraçadas e curiosas. Torna o acompanhamento da cobertura mais interessante, e desperta ainda mais a curiosidade do público em geral. 

Avaliação dos projetos

É bom que todos saibam (ao menos por alto) quais os critérios de avaliação dos projetos. Em um próximo evento eu incluiria novos critérios como “impacto social” e “apelo comercial”, para avaliar o alcance do projeto. A conclusão do projeto é um ponto muito importante, pois, trata-se de uma maratona e as pessoas precisam chegar ao fim; o aplicativo deve funcionar o melhor possível. Seguem sugestões:

  • Originalidade – É inovador? O quanto é novo?
  • Design – Como é a experiência para o usuário?
  • Tecnologias – Quantas APIs utilizou? Em quantas plataformas funciona?
  • Utilidade – É algo realmente útil?
  • Qualidade do Código – Como foi implementado? (Critério para uso em segundo caso ou desempate) 

Cronograma de realização 

 

Dois meses para o evento

  • Procurar patrocinadores
  • Listar instituições de ensinos e seus respectivos coordenadores dos cursos relacionados ao desenvolvimento de software;

Um mês antes do evento

  • Montar material gráfico
  • Enviar divulgação do evento para meios de comunicação. O objetivo é conseguir divulgação do evento;

No mês do evento

 

Na semana do evento

  • Focar na inscrição dos participantes, pois muita gente deixa pra última hora;
  • Resolver o que não pode ser concluído a tempo;
  • Certificar que tudo que ocorrerá durante o evento, esteja combinado e com responsáveis definidos.

No evento

  • Abertura
    • Sugira as pessoas montarem equipes
    • Pitch de ideias
  • Maratona
    • Equipes desenvolvendo
    • Equipes de apoio auxiliando
  • Apresentação
    • Demo
    • Avaliação
  •  Encerramento
    • Agradecimentos finais

 

Após evento

Deixe registrado o que aconteceu!

  • Escrever release do evento e enviar aos meios de comunicação falando do projeto campeão e dos destaques;
  • Publique em todas as redes sociais fotos do evento;
  • Incentive as equipes a continuarem o desenvolvimento de seus projetos.
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